- Chức năng
Tham mưu, giúp Hiệu trưởng thực hiện quản lý về các công tác hành chính – tổng hợp, văn thư, lưu trữ và lễ tân, khánh tiết của trường; theo dõi và điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc.
Thường trực giúp việc Hội đồng thi đua khen thưởng của Trường.
- Nhiệm vụ, quyền hạn
-
Chủ trì tổng hợp và lập các chương trình và kế hoạch công tác của trường; tổ chức theo dõi và đôn đốc hoạt động của các đơn vị trong trường thực hiện chương trình, kế hoạch.
-
Chủ trì tổng hợp làm báo cáo của trường, lập các biểu và báo cáo thống kê theo yêu cầu của cấp trên và của Trường.
-
Chủ trì xếp lịch công tác tuần của trường; tổ chức soạn thảo các quy định, quy chế thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của Trường.
-
Làm công tác thư ký cho Ban Giám hiệu, bao gồm: xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của cuộc họp do Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng chủ trì.
-
Chủ trì, phối hợp với Phòng Tổ chức Cán bộ giúp Hiệu trưởng đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện quy chế làm việc của trường và các Quy định khác do Trường bàn hành.
-
Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của trường, đóng dấu và quản lý con dấu; cấp giấy công tác, giấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng; cấp giấy phép; làm thẻ viên chức, thẻ ra vào và tiếp nhận bưu phẩm cho Ban Giám hiệu; chứng nhận bản sao các văn bản của Trường và sao lục văn bản của cấp trên theo quy định của Trường.
-
Đầu mối quản lý đào tạo ngắn hạn có cấp chứng chỉ của Trường. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan in, cấp và quản lý các loại phôi chứng chỉ đào tạo ngắn hạn.
-
Chủ trì, phối hợp với Phòng Tổ chức Cán bộ và các đơn vị có liên quan, tổ chức Hội nghị đại biểu cán bộ, viên chức hàng năm, các hội nghị chung và các sự kiện của trường theo nhiệm vụ phân công của Hiệu trưởng.
-
Là đơn vị đầu mối giúp Hiệu trưởng quản lý, chỉ đạo công tác thi đua, khen thưởng của Trường; Thường trực Hội đồng thi đua Trường.
-
Chuẩn bị các văn bản, bài phát biểu của Hiệu trưởng hoặc các Phó Hiệu trưởng theo yêu cầu.
-
Đầu mối giao tiếp, sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách của Trường (trừ khách quốc tê). Đảm bảo chỗ ăn, ở, phương tiện đi lại thuận tiện, chu đáo cho khách trong thời gian công tác tại trường khi có yêu cầu và được Hiệu trưởng phê duyệt.
-
Chuẩn bị các điều kiện cần thiết của Ban Giám hiệu đi công tác trong nước.
-
Chủ trì quản lý và điều hành sử dụng xe ô tô của Trường. Quản lý và điều phối sử dụng các phòng họp; vệ sinh, phục vụ các phòng làm việc của Ban Giám hiệu, Chủ tịch Hội đồng trường và các phòng họp do Phòng trực tiếp quản lý. Đảm bảo các điều kiện vật chất theo quy định cho Ban Giám hiệu, Bí thư Đảng uỷ, Chủ tịch Hội đồng trường làm việc.
-
Chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong Trường để phát hành các loại hồ sơ tuyển sinh, in các tài liệu phục vụ cho chỉ đạo quản lý của Trường, các loại giấy tờ, sổ sách của trường.
-
Chủ trì, phối hợp với Phòng Hợp tác quốc tế, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Quản trị thiết bị mua sắm, cấp phát quà tặng và vật phẩm lưu niệm của trường theo quy định.
-
Chủ trì mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm cho lãnh đạo nhà trường theo quy định.
-
Phối hợp với Công đoàn trường và các đơn vị liên quan và gia đình làm thủ tục tang lễ khi cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng, sinh viên của Trường qua đời và thực hiện hiếu, hỷ theo quy định hiện hành.
-
Chủ trì thực hiện cải cách hành chính; Đầu mối phụ trách và điều phối Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa của Trường;
-
Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng. Hướng dẫn, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng (tổng hợp, văn thư, lưu trữ, thi đua, khen thưởng …) cho viên chức các đơn vị tổ chức thuộc Trường.
-
Chủ trì phối hợp với các đơn vị cập nhật danh sách người học được cấp bằng, chứng chỉ trên hệ thống Công khai văn bằng chứng chỉ của Trường.
-
Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan in, cấp và quản lý loại phôi văn bằng theo quy định.
-
Đầu mối tổ chức công tác lưu trữ tập trung các tài liệu phát của Trường theo quy định.
|